Văn phòng quản lý là gì?
Môi trường làm việc hiện đại đã có nhiều thay đổi so với các văn phòng truyền thống. Một minh chứng rõ ràng là sự gia tăng phổ biến của mô hình văn phòng quản lý (managed office). Đây là giải pháp văn phòng thay thế được vận hành bởi các công ty quản lý cơ sở vật chất, cung cấp không gian làm việc sẵn sàng để các doanh nghiệp thuê lại. Không giống như hợp đồng thuê truyền thống với các điều khoản phức tạp, đặt cọc cao và phải tự thiết lập văn phòng, văn phòng quản lý giúp loại bỏ gánh nặng về thiết lập và vận hành hàng ngày. Đồng thời, đây là lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp tìm kiếm sự linh hoạt, cơ sở hạ tầng chuyên nghiệp và khả năng mở rộng theo sự phát triển của công ty.
Tại sao doanh nghiệp chọn văn phòng quản lý?
Văn phòng quản lý cho phép các doanh nghiệp khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ điều chỉnh không gian làm việc theo quy mô hiện tại hoặc kế hoạch trong tương lai mà không cần cam kết dài hạn. Khách hàng chỉ cần thanh toán hàng tháng để sử dụng nội thất và hạ tầng có sẵn, không cần chi trả trước. Đội ngũ có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức trong không gian đã trang bị đầy đủ bàn làm việc, Wi-Fi và dịch vụ lễ tân mà không phải lo lắng về bảo trì hoặc hành chính.
Văn phòng quản lý bao gồm những gì?
Khi ký hợp đồng thuê văn phòng quản lý, bạn nhận được nhiều hơn chỉ là bốn bức tường và vài cái bàn. Đó là không gian làm việc chuyên nghiệp có thể tùy chỉnh theo nhu cầu đội ngũ và bản sắc thương hiệu. Bạn có thể lựa chọn màu sắc, nội thất và ánh sáng theo yêu cầu riêng.
Ngoài ra, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ toàn bộ dịch vụ hậu cần như vệ sinh, bảo trì, an ninh và tiện ích. Hạ tầng như internet tốc độ cao, đường dây điện thoại và máy chủ bảo mật đều đã sẵn sàng và được quản lý bởi đội ngũ chuyên môn.
Các tiện ích khác có thể bao gồm: phòng họp riêng, khu vực thảo luận nhóm, không gian yên tĩnh, nhà bếp, chỗ để xe và kho lưu trữ.
Khác biệt giữa văn phòng quản lý và văn phòng dịch vụ là gì?
Cả hai mô hình đều tương tự nhưng khác nhau ở khả năng tùy chỉnh và cá nhân hóa thương hiệu. Với văn phòng quản lý, bạn có thể lựa chọn cách bố trí, thiết kế và trang trí theo phong cách riêng. Văn phòng dịch vụ thì thường theo cấu trúc tiêu chuẩn sẵn có.
Hợp đồng thuê cũng khác biệt. Văn phòng quản lý thường yêu cầu cam kết từ 12 đến 36 tháng, phù hợp cho các doanh nghiệp dài hạn. Văn phòng dịch vụ thì linh hoạt hơn, có thể thuê theo tháng hoặc ngày nhưng chi phí dài hạn cao hơn.
Văn phòng dịch vụ đi kèm nhiều tiện nghi sẵn có, trong khi văn phòng quản lý cho phép bạn lựa chọn dịch vụ tùy theo nhu cầu, phù hợp cho môi trường làm việc ổn định và lâu dài.
Lợi ích chính của văn phòng quản lý
Văn phòng được quản lý cung cấp cho doanh nghiệp sự kết hợp giữa các lợi ích của hình thức cho thuê truyền thống và văn phòng dịch vụ để khách hàng được hưởng lợi từ tính linh hoạt, hiệu quả về chi phí và hỗ trợ hoạt động, đồng thời cho phép cấu hình theo nhu cầu riêng của công ty và không gian để mở rộng.
Thống nhất thương hiệu
Bạn có thể cá nhân hóa không gian theo màu sắc, logo và phong cách làm việc của đội ngũ để tạo ra môi trường phản ánh thương hiệu.
Giảm gánh nặng hành chính
Nhà cung cấp lo mọi thứ từ vệ sinh, an ninh đến hỗ trợ IT. Bạn cũng có thể có thêm dịch vụ như tiếp tân, chuyển thư, chuyển cuộc gọi,…
Bảo mật và riêng tư
Không gian làm việc độc lập, không chia sẻ như coworking. Có thể cài đặt camera, kiểm soát ra vào, hệ thống mạng bảo mật – lý tưởng cho công ty pháp lý, tài chính, công nghệ.
Hạn chế của văn phòng quản lý
Mặc dù có thể hoạt động ngay khi vào, việc thiết lập có thể mất từ 6–8 tuần. Không phù hợp nếu bạn cần văn phòng gấp hoặc không rõ kế hoạch dài hạn. Chất lượng dịch vụ cũng phụ thuộc vào nhà cung cấp, do đó nên tìm hiểu kỹ trước khi chọn.
Chi phí thuê văn phòng quản lý là bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc vào vị trí, diện tích và mức dịch vụ. Phần lớn hợp đồng tính theo tháng hoặc quý, đã bao gồm tiện ích, vệ sinh, internet. Có thể phát sinh thêm nếu bạn yêu cầu nội thất riêng, biển hiệu hoặc phòng họp đặc biệt.
Không cần đặt cọc lớn, phí tư vấn thiết kế hay hợp đồng dịch vụ riêng như thuê truyền thống. Với đội ngũ đang phát triển, đây là giải pháp tiết kiệm chi phí về lâu dài. Văn phòng dịch vụ có thể tốn kém hơn do sự tiện lợi nhưng ít quyền kiểm soát hơn.
Cách chọn văn phòng quản lý phù hợp
Vị trí là yếu tố quan trọng nhất – gần phương tiện giao thông, đối tác, khách hàng. Không gian cũng nên được tính toán dựa trên số lượng nhân sự hiện tại và tương lai.
Kiểm tra kỹ hợp đồng để hiểu rõ tiện ích đi kèm và các chi phí phát sinh. Chọn nhà cung cấp phù hợp với văn hóa làm việc và định hướng dài hạn của doanh nghiệp.
Bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc chuyên nghiệp và linh hoạt?
Văn phòng quản lý mang lại cho đội ngũ bạn sự chuyên nghiệp và linh hoạt cần thiết mà không phải gánh vác công tác quản trị. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, đánh giá lựa chọn và xây dựng không gian phù hợp cho tăng trưởng doanh nghiệp.
