マネージドオフィスとは？

現代のワークプレイスは、従来のオフィスとは大きく様変わりしています。その代表的な例のひとつが、マネージドオフィスの人気の高まりです。マネージドオフィスとは、施設管理会社が運営し、すぐに入居即可能なオフィススペースを他の企業に貸し出す、新しいオフィスソリューションです。煩雑な契約手続きや高額な敷金、DIYによるセットアップが必要な従来型の賃貸オフィスとは異なり、マネージドオフィスは入居準備や日常の管理業務の負担を取り除いてくれます。柔軟性、プロフェッショナルな設備、そして成長に合わせて変化できる環境を求める企業にとって、最適な選択肢です。

企業がマネージドオフィスを選ぶ理由

マネージドオフィスは、スタートアップや中小企業が、長期契約を結ぶことなく、現在のチーム構成や将来的な計画に応じてワークスペースを柔軟に調整できます。月額料金で家具や設備を利用できるため、大きな初期投資は不要です。入居すれば、デスク、Wi-Fi、受付サービスが整ったオフィスで、管理や保守の手間なくすぐに業務を開始できます。

マネージドオフィスに含まれるもの

マネージドオフィスの契約には、単なるオフィススペース以上の価値が含まれています。チームのニーズに合わせたカスタマイズが可能で、ブランドイメージを反映させることもできます。カラー、家具、照明などを自社に合わせて調整可能です。

さらに、清掃、メンテナンス、セキュリティ、公共料金などの運営サポートも含まれており、ベンダーとの別契約も不要です。高速インターネット、電話回線、セキュアなサーバーなどのITインフラも完備され、専門スタッフによって管理されています。

ミーティングルーム、ブレイクアウトスペース、静かな作業エリア、パントリー、駐車場、倉庫など、ビジネスに必要な施設が揃っています。

マネージドオフィスとサービスオフィスの違い

両者は似ているようで、カスタマイズ性やブランディングの観点で大きな違いがあります。マネージドオフィスでは、レイアウトや内装を自由に決めることができ、企業独自のスタイルに仕上げることが可能です。一方、サービスオフィスは、あらかじめ設計されたレイアウトとインテリアが提供されため、カスタマイズの自由度は限られています。

契約面でも違いがあります。マネージドオフィスは、12〜36ヶ月の中長期契約が一般的で、長期的な価値を重視する企業に適しています。一方、サービスオフィスは短期間や一時利用向けで、柔軟性は高いもの、長期的には割高になることがあります。

サービスオフィスには、標準でプリンターや受付サービスなどが含まれていますが、マネージドオフィスでは必要なサービスのみを選択できるため、より持続可能なオフィス環境を構築することができます。

マネージドオフィスの主なメリット

マネージドオフィスは、柔軟性・コスト効率・運用支援を提供しつつ、企業独自の構成や拡張性も確保できる、従来型とサービス型のハイブリッド的な存在です。

ブランドの一貫性

カラーやロゴ、サインなど視覚的要素を活用することで、ブランドイメージを効果的に浸透させることができます。オープンプランから個室まで、チームの働き方に合わせた柔軟なレイアウトが可能です。

管理負担の軽減

清掃、セキュリティ、設備保守、IT設定やネットワーク管理など、日常的な業務を一括して提供します。郵便物の管理、電話転送、受付対応などが含まれる場合があります。

プライバシーとセキュリティ

専用スペースのため、共有エリアが中心の他のオフィス形態と比べてセキュリティ性が高く、法律事務所や金融機関、IT系スタートアップなどに最適です。

マネージドオフィスを選ぶ際の注意点

マネージドオフィスは「すぐに入居できる」というイメージがありますが、実際には構成計画、家具の手配、インフラの設置などにより、6〜8週間ほどかかる場合もあります。そのため、スタートアップや事業立ち上げ初期の企業には適さないこともあります。さらに、サービス品質やコミュニケーションのスタイルは提供会社によって異なるため、選定時には慎重な審査が必要です。

どれくらいの費用がかかる？

ロケーション、広さ、サービスレベルによって料金は異なりますが、多くの場合、月額または四半期ごとの賃料契約となり、公共料金やITサポートなどが含まれています。家具やロゴの表示など、カスタマイズには別途料金が発生する場合もあります。

通常のオフィス賃貸で必要となる敷金、コンサルティング費用、各種サービス契約が不要な点も、コスト削減に貢献します。一方で、サービスオフィスは利便性が高い分、月額費用が割高になる傾向があるため、契約内容や追加料金の有無をよく確認することが大切です。

マネージドオフィスの選び方

最も重要なのはロケーションです。通勤のしやすさ、取引先との距離、交通の利便性などを考慮しましょう。次に、将来の成長を見越したスペースの確保も重要です。拡張性のある構成を提供してくれる運営会社を選ぶことがポイントです。

提供されるサービス内容も会社によって異なります。ITサポート、受付対応、ラウンジの利用など、必要なサービスが契約に含まれているかを事前に確認しましょう。

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マネージドオフィスなら、柔軟性とプロフェッショナリズムを兼ね備えた専用ワークスペースを実現できます。ブランドイメージを反映させながら、施設管理の手間を軽減したい方は、ぜひご相談ください。私たちの専門チームが、貴社に最適なオフィス選びをサポートいたします。