Sự khác biệt giữa không gian làm việc linh hoạt và không gian coworking là gì?

Ngày nay, môi trường làm việc đã thay đổi rất nhiều so với vài thập kỷ trước, khi các văn phòng truyền thống với bàn làm việc cố định, phòng làm việc riêng và hợp đồng thuê dài hạn là tiêu chuẩn. Các công ty hiện đại ngày nay ưu tiên các giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí và có khả năng mở rộng để thích ứng nhanh với thị trường năng động. Đó chính là không gian làm việc linh hoạt và không gian coworking — các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê ngắn hạn và tiện ích văn phòng chung dành cho các startup và doanh nghiệp thế hệ mới.

Nhiều người thường dùng hai thuật ngữ “không gian làm việc linh hoạt” và “không gian coworking” thay thế cho nhau vì cả hai đều cung cấp giải pháp làm việc theo yêu cầu mà không cần cam kết dài hạn. Tuy nhiên, chúng khác nhau về mức độ riêng tư, điều khoản hợp đồng và sự gắn kết cộng đồng, phù hợp với từng loại doanh nghiệp khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt này rất quan trọng để các công ty và nhà sáng lập startup có thể chọn môi trường văn phòng phù hợp nhất giúp thúc đẩy tăng trưởng và năng suất.

Tại sao không gian làm việc linh hoạt và coworking ngày càng phổ biến?

Loại hình văn phòng phi truyền thống đầu tiên chính là không gian coworking, dù trước đó đã có những hình thức thuê văn phòng ngắn hạn và bàn làm việc linh hoạt. Tuy nhiên, kể từ đại dịch Covid-19, nhu cầu với các lựa chọn này tăng mạnh nhờ sự phát triển của làm việc từ xa và mô hình làm việc kết hợp, khi nhân viên chia thời gian giữa làm việc tại nhà, văn phòng cố định và không gian linh hoạt.

Nhiều công ty hiện nay ưu tiên chọn các giải pháp năng động, tiết kiệm chi phí như không gian làm việc linh hoạt và coworking thay vì ký hợp đồng thuê dài hạn truyền thống. Thiết kế mở giúp khuyến khích sự tương tác và chia sẻ ý tưởng, từ đó nâng cao hiệu quả và sự hợp tác. Xu hướng này dự kiến sẽ trở nên phổ biến hơn nữa khi các công ty tìm kiếm không gian đáp ứng sự linh hoạt, tiết kiệm và nâng cao sức khỏe nhân viên.

Không gian làm việc linh hoạt là gì?

Không gian làm việc linh hoạt (còn gọi là văn phòng flex) giúp nhân viên chủ động hơn về địa điểm, thời gian và phong cách làm việc mà không cần lo lắng về quản lý văn phòng. Doanh nghiệp có thể thay đổi không gian theo nhu cầu mà không bị ràng buộc hợp đồng dài hạn cứng nhắc. Gói dịch vụ bao gồm bàn không cố định (hot desking), văn phòng riêng và văn phòng dịch vụ với các tiện ích trọn gói như lễ tân, hỗ trợ IT và phòng họp.

Môi trường này thường được các nhóm doanh nghiệp, nhân viên dự án và người làm việc kết hợp ưu tiên. Phù hợp với doanh nghiệp cần không gian riêng tư lẫn chia sẻ, không muốn tự chuẩn bị nội thất và thiết bị, đồng thời cần linh hoạt điều chỉnh quy mô và bố cục văn phòng. Nhiều nhà cung cấp cho phép tùy chỉnh bố cục văn phòng theo văn hóa và quy trình làm việc. Ngoài ra, còn được sử dụng phòng họp đầy đủ tiện nghi, internet tốc độ cao và hỗ trợ hành chính.

Không gian coworking là gì?

Không gian coworking là môi trường làm việc chung linh hoạt, nơi các chuyên gia từ các công ty khác nhau hoặc người làm việc độc lập cùng làm việc trong không gian chung. Thường có bàn làm việc chung, thiết kế mở, cùng các tiện ích như khu vực cà phê, sự kiện kết nối và các hoạt động cộng đồng tạo không khí giao lưu và tương tác. Các dịch vụ này dựa trên hệ thống thành viên với các gói thuê theo ngày, tuần hoặc tháng tùy nhu cầu. Tiện nghi bao gồm internet tốc độ cao, phòng họp, phòng làm việc cá nhân và bàn làm việc linh hoạt (hot desk).

Môi trường này thu hút những người làm việc thích hợp tác và trao đổi ý tưởng, cũng như freelancer, doanh nhân đơn lẻ và những người làm việc từ xa. Các startup cũng chọn coworking như một giải pháp tiết kiệm chi phí để làm việc tại các vị trí đắc địa và tận dụng cơ hội kết nối.

Sự khác biệt chính giữa không gian làm việc linh hoạt và coworking

Mặc dù cả hai đều linh hoạt hơn so với văn phòng truyền thống, nhưng có sự khác biệt về mức độ riêng tư, điều khoản hợp đồng và cơ hội xây dựng mối quan hệ. Việc hiểu rõ những khác biệt này rất quan trọng trước khi lựa chọn.

Riêng tư và cấu trúc

Không gian làm việc linh hoạt phù hợp với các doanh nghiệp cần bảo mật vì có phòng riêng, phòng họp kín và các khu vực làm việc được bảo mật. Một số văn phòng còn sử dụng thẻ từ, nhận diện sinh trắc học để tăng an ninh. Trong khi đó, coworking tập trung vào sự hợp tác mở, phù hợp cho công việc nhóm nhưng có thể gây phân tâm và không phù hợp cho công việc cần tập trung hoặc bảo mật.

Điều khoản hợp đồng và khả năng mở rộng

Không gian làm việc linh hoạt có hợp đồng linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn. Coworking có hệ thống thành viên cố định, thích hợp cho freelancer hoặc người làm việc từ xa cần giải pháp tiết kiệm mà không cần hợp đồng dài hạn.

Cộng đồng và kết nối

Coworking chú trọng xây dựng cộng đồng, tạo cơ hội kết nối, hợp tác và chia sẻ kiến thức. Nhiều nơi tổ chức workshop, sự kiện kết nối doanh nghiệp. Không gian linh hoạt thường ít tập trung vào các hoạt động xã hội, nhưng một số coworking kết hợp cả văn phòng riêng tạo môi trường lai giữa cộng tác và riêng tư.

Chi phí: Loại nào tiết kiệm hơn?

Chi phí phụ thuộc vị trí, tiện nghi và nhu cầu. Coworking thường tính phí theo tháng hoặc ngày dựa trên gói thành viên. Không gian linh hoạt có hợp đồng thuê riêng, trả theo diện tích sử dụng. Bàn làm việc linh hoạt (hot desk) là lựa chọn rẻ nhất, thích hợp freelancer. Bàn cố định có không gian lưu trữ cá nhân, còn văn phòng riêng thường đắt nhất dành cho doanh nghiệp cần bảo mật và thương hiệu.

Một số dịch vụ cho phép truy cập đa địa điểm phù hợp với người làm việc di động (digital nomads).

Vai trò của không gian linh hoạt và coworking trong mô hình làm việc kết hợp

Nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình làm việc kết hợp, sử dụng không gian linh hoạt làm văn phòng vệ tinh giúp nhân viên làm việc gần nhà trong môi trường chuyên nghiệp. Coworking cũng hỗ trợ các nhóm làm việc kết hợp và nhân viên từ xa với không gian làm việc theo yêu cầu mà không cần thuê văn phòng cố định.

Một số doanh nghiệp kết hợp gói thành viên coworking với thuê văn phòng riêng, dùng không gian chung khi cần làm việc nhóm và văn phòng riêng khi cần bảo mật. Một số nhà cung cấp còn tích hợp giải pháp văn phòng thông minh và công cụ quản lý làm việc kết hợp để tối ưu hoạt động và tăng cường hợp tác.

Hiểu rõ sự khác biệt giữa không gian làm việc linh hoạt và coworking rất quan trọng để chọn được giải pháp văn phòng phù hợp. Coworking mang lại chi phí hợp lý và cơ hội kết nối, trong khi không gian linh hoạt cung cấp sự riêng tư và khả năng mở rộng cho doanh nghiệp phát triển. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào ngân sách, văn hóa và nhu cầu vận hành của công ty.

Sẵn sàng chọn không gian làm việc phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

Dù bạn là công ty cần sự linh hoạt và riêng tư, hay startup muốn mở rộng mạng lưới, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt hoặc coworking phù hợp. Liên hệ với đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi để đánh giá, so sánh và đảm bảo môi trường văn phòng giúp doanh nghiệp phát triển và nâng cao phúc lợi nhân viên. Đừng để sự do dự cản trở — hãy hành động ngay hôm nay!