レンタルオフィスの設備とは？働き方に合う空間を選ぶ方法も解説！

起業やオフィス移転を検討しており、どのような環境を選ぶべきか悩んでいる方に向けて、レンタルオフィスの設備について解説します。 

この記事では、基本的な設備の種類をはじめ、ラウンジの多目的な役割や、業種に合った選び方の基準をお伝えします。 

レンタルオフィスにはどんな設備がある？

レンタルオフィスを利用する際、まずは何が使えるのかという全体像を把握することが基本となります。 

ビジネスを進めるうえで必要な環境が、あらかじめ豊富に用意されているのが大きな特徴です。 

以下の表で、オフィス内に備わっている主な設備とその内容を確認してみましょう。 

設備の種類	具体的な内容	期待できる役割
執務スペース	机や椅子が設置された個室	セキュリティを保ちながら集中して作業できる
通信インフラ	高速なWi-Fiや有線LAN	入居当日からスムーズにインターネットを利用できる
来客用スペース	受付や大小の会議室	企業の顔として外部の方を丁寧に案内できる
便利な共用機能	複合機や電話ブース、キッチン	業務の効率化や適度なリフレッシュを支援する

個室や通信環境が揃う

毎日の業務の拠点となる個室には、あらかじめデスクやオフィスチェアが設置されています。 

自分で一から家具を買い揃える必要がないため、初期費用を抑えてすぐに事業を始めることが可能です。 

パソコンを持ち込むだけで、その日から本格的な執務環境が手に入ります。 

さらに、現代の仕事に欠かせないWi-Fiやインターネット回線も標準で開通しています。 

通信事業者の手配や面倒な回線工事を待つ必要がありません。 

つまり、準備にかかる時間を大幅に短縮し、すぐに本業へ集中できるということです。 

会議室や受付が使える

自社の占有スペースとは別に、来客対応に利用できる受付や会議室が整備されていることも魅力です。 

施設によっては有人受付が備わっており、スタッフが訪問者の一次対応を行ってくれる場合があります。 

これにより、小規模な企業でも取引先に対してしっかりとした印象を与えることができます。 

また、複数人での商談やプレゼンテーションを行うための会議室も、必要な時だけ予約して利用できます。 

自社で専用の会議室を構えなくて済むため、借りる床面積を最小限に抑えられます。 

この仕組みから言えるのは、コストを抑えながら充実したビジネス環境を利用できるということです。 

便利な共用設備がある

ビジネスを円滑に進めるための細かい共用設備も、施設内に多数用意されています。 

例えば、書類の印刷やスキャンができる大型の複合機が設置されており、使った分だけ料金を支払うシステムが一般的です。 

自社で高額なリース契約を結ぶ必要がありません。 

加えて、周囲の音を気にせずWeb会議ができる電話ブースや、昼食の準備ができるキッチンを備えた施設も増えています。 

こうした設備を活用することで、オフィス内での過ごし方がより快適になります。 

要するに、多様なニーズに応える共用設備が、日々の業務ストレスを軽減してくれるということです。 

レンタルオフィスのラウンジとは？

レンタルオフィスの大きな特徴の一つに、広々としたラウンジスペースの存在があります。 

ラウンジは単なる休憩室ではなく、さまざまな目的に応じて活用できる多目的な共用空間として設計されています。

以下の表に、ラウンジの主な用途とそれぞれのメリットをまとめました。 

ラウンジの用途	具体的な活用シーン	得られるメリット
リフレッシュ	コーヒーを飲みながら一息つく	デスクワークで疲れた頭を休め、集中力を回復させる
コミュニケーション	社内のメンバーと簡単な打ち合わせをする	会議室を予約する手間を省き、迅速に意見交換できる
ネットワーキング	他の企業の人と挨拶や情報交換をする	新しいビジネスのヒントや協業のきっかけが生まれる

休憩して気分を変える

長時間のデスクワークを続けていると、どうしても集中力が低下してしまいます。 

そんな時にラウンジへ移動することで、物理的に環境を変え、気分をリフレッシュすることができます。 

多くのラウンジには座り心地の良いソファや、落ち着いた照明が配置されています。 

例えば、少し煮詰まった時にコーヒーを淹れてラウンジで過ごすことで、新しいアイデアが浮かびやすくなることがあります。 

自席から離れるという行動自体が、脳にとって良い刺激となります。 

つまり、オンとオフの切り替えを施設内でスムーズに行えるということです。 

軽い打ち合わせに使う

社内外のメンバーとちょっとした相談をしたい場面でも、ラウンジは非常に重宝します。 

わざわざシステムから会議室を予約しなくても、空いているテーブルを使ってすぐに話し合いを始められます。 

堅苦しい会議室とは異なり、リラックスした雰囲気で会話が進みやすいのも利点です。 

例えば、外部のパートナーと資料を見ながら簡単な確認を行いたい時などに最適です。 

オープンな空間であるため、機密性の高い話題には注意が必要ですが、日常の業務連絡には十分活用できます。 

この例からわかるのは、スピード感のあるコミュニケーションを後押ししてくれるということです。 

入居者同士で交流する

ラウンジは、同じビルに入居している他の企業の人たちと顔を合わせる自然な交差点でもあります。 

コーヒーマシンに並んでいるちょっとした時間に挨拶を交わすなど、偶発的な出会いが生まれやすい場所です。 

施設によっては、入居者同士の交流を促すイベントをラウンジで開催しているところもあります。 

例えば、スタートアップ企業であれば、別の分野の専門家と知り合うことで、新しいビジネスのヒントを得られるかもしれません。 

孤独になりがちな少人数の起業家にとって、ゆるやかな繋がりを持てる環境は心強いものです。 

要するに、ラウンジは単なる空間を超えて、企業の成長を促すコミュニティの場になり得るということです。 

レンタルオフィスに求められる設備

レンタルオフィスを探していると、ホテルのような豪華なエントランスや、最先端の装飾を施した施設に目を奪われることがあります。 

しかし、そうした見た目の良さが、自社の業務にとって本当に価値があるのかは冷静に考える必要があります。 

以下の表で、豪華さを重視した場合と、使いやすさを重視した場合の違いを比較してみましょう。 

比較するポイント	豪華な設備が中心のオフィス	使いやすさが中心のオフィス
空間の印象	華やかで非日常的な気分を味わえる	落ち着いていて業務に集中しやすい
日常の機能性	装飾が多く、動線が複雑になることがある	実用的な家具が配置され、無駄なく動ける
コストのバランス	内装費が賃料に上乗せされ割高になりやすい	必要な機能に絞られているため費用対効果が高い

日常の使いやすさが鍵

オフィス選びにおいて重要なのは、毎日そこで働くスタッフが快適に業務を遂行できるかどうかです。 

どれほどエントランスが豪華でも、自席の椅子が体に合っていなかったり、インターネットの接続が不安定だったりすれば意味がありません。 

日常のオフィスでは、派手な演出よりも、地道な使いやすさが何よりも大切です。 

例えば、書類を広げて作業しやすい広いデスクや、長時間のタイピングでも疲れない適切な高さのテーブルなどが求められます。 

毎日のちょっとした不便の積み重ねは、長期的には大きな生産性の低下に繋がります。 

つまり、見た目の第一印象に惑わされず、実際の作業風景をイメージして選ぶことが重要だということです。 

過剰な装飾は無駄になる

デザイン性にこだわりすぎたオフィスは、時に実務の妨げになることすらあります。 

照明が暗すぎて手元の資料が読みにくかったり、おしゃれなソファが柔らかすぎてパソコン作業には不向きだったりするケースです。 

使われないラウンジや過剰な装飾は、入居者にとってメリットを生み出しません。 

そればかりか、豪華な設備を維持するためのコストは、最終的に月額料金という形で入居者に跳ね返ってきます。 

自社の事業に直接関係のない部分に高い費用を払い続けるのは、賢明な判断とは言えません。 

このことから言えるのは、無駄な装飾を見極め、本質的な機能に対して投資する視点を持つべきだということです。 

自社の業種に合う設備を見極める方法

どのような設備が最適かは、その企業が属する業種や、ターゲットとする顧客層によって大きく異なります。他社にとって素晴らしいオフィスが、自社にとっても正解とは限らないのです。 

以下の表に、代表的な業種とそれぞれに推奨されるオフィスの特徴をまとめました。 

業種・職種	求められるオフィスの特徴	重視すべき具体的な設備
士業（弁護士・税理士など）	落ち着きがあり、個人情報を守れる環境	防音性の高い完全個室、セキュリティ管理
IT系・クリエイティブ系	自由な発想を促し、情報交換ができる環境	開放的なラウンジ、高速なインターネット回線
営業・コンサルティング業	顧客を招きやすく、商談がスムーズに行える環境	丁寧な有人受付、予約の取りやすい会議室

士業は信頼感が重要 

弁護士や税理士などの士業にとって、オフィスは顧客に安心感を与えるための重要なツールです。 

取り扱う情報の性質上、厳格なセキュリティとプライバシーの保護が求められます。 

そのため、天井まで壁が塞がっている防音性の高い完全個室を選ぶことが基本となります。 

また、相談に訪れる顧客に対して、奇抜なデザインよりも落ち着いた内装のほうが好まれます。 

エントランスから会議室までの動線が整理されており、他の企業の社員とあまり顔を合わせずに済む構造だとさらに安心です。 

つまり、士業のオフィス選びでは、信頼という無形の価値を担保できる空間設計が重要だということです。 

IT系は柔軟さが大切

システム開発やデザインを手がけるIT系企業の場合、働き方の自由度をサポートする設備が好まれます。 

一日中パソコンに向き合う時間が長いため、気分転換ができるラウンジや、スタンディングデスクなどのバリエーションがあると喜ばれます。 

また、大容量のデータをやり取りするための、強力なネットワークインフラも欠かせません。 

例えば、出社時間が不規則なメンバーが多ければ、24時間利用できるセキュリティシステムが整っていることも確認事項に入ります。 

他業種との交流から新しいサービスが生まれることも多いため、オープンな空間の価値が高くなります。 

この例からわかるのは、クリエイティビティを刺激し、多様な働き方を受け入れる柔軟性が求められるということです。 

営業は来客対応が必須

外出が多く、同時に顧客をオフィスに招く機会も多い営業会社の場合、外部との接点となる設備を重視する必要があります。 

訪問者に好印象を与えるための清潔な受付や、商談に集中できる会議室の有無がビジネスの成果に直結します。 

自分が不在の時でも、届いた郵便物を確実に受け取ってくれる代行サービスがあると安心です。 

例えば、月に何度もセミナーや説明会を開催する企業であれば、大人数を収容できるセミナールームが併設されている施設を選ぶと効率的です。 

自社で広いスペースを維持し続ける固定費を、大幅に削減できます。 

要するに、顧客をもてなすための機能が揃っているかが、営業会社のオフィス選びの鍵になるということです。 

レンタルオフィスの設備を選ぶ際のポイント

さまざまな施設を見学していると、機能が豊富なオフィスをつい選びたくなってしまうものです。 

しかし、設備が多ければ多いほど良いというわけではありません。 

以下にて、設備が過剰になることのデメリットと、それを防ぐためのポイントとして紹介します。 

働き方に合うかが大事

オフィス選びで最も大切なのは、設備の豪華さや多さではなく、自社のスタッフの働き方にフィットしているかどうかです。 

どれほど魅力的な設備であっても、日々の業務フローに組み込まれなければ意味がありません。 

まずは、自分たちがどのようなスタイルで仕事を進めているのかを振り返る必要があります。 

例えば、全員がほぼ毎日リモートワークをしており、週に一度だけ集まるような企業であれば、立派な個室は必要ないかもしれません。 

その場合は、必要最小限の座席と、広い会議室が使えるプランを選ぶのが合理的です。 

つまり、オフィスのスペックに自分たちを合わせるのではなく、自分たちの働き方にオフィスを合わせるという視点が重要です。 

使わない機能は無駄になる

利用しない設備に対して費用を払い続けることは、経営上のマイナスとなります。 

例えば、充実したキッチンがあっても外食派の社員ばかりであれば使われませんし、電話代行サービスを契約しても顧客からの電話がほとんどなければコストの無駄になります。 

オーバースペックな環境は、事業の身軽さを損なう原因になります。 

契約の前に、提案されている設備を本当に月に何回使うのか、現実的なシミュレーションを行ってみてください。 

もし迷うオプションがあれば、最初は契約せず、必要になったタイミングで追加できるかを確認しておくのも良い方法です。 

このことから言えるのは、事業の成長フェーズに合わせて必要なものを少しずつ足していく方が、リスクを抑えられるということです。 

まとめ

この記事の要点をまとめます。 

• 個室やWi-Fiなどの実務環境に加えて、ラウンジや会議室といった多目的な共用設備が利用できる 

• ラウンジは単なる休憩室ではなく、打ち合わせや交流の場としても機能する 

• 派手な装飾などの見た目よりも、日常の業務における使いやすさを優先して判断する 

• 士業は信頼感、IT系は柔軟性など、業種によって求めるべき設備が異なる 

レンタルオフィスの設備は、豪華さよりも日常的に使いやすく、入居企業の働き方に合っていることが大切です。 

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