Published: 2023年04月19日
Updated: 2023年04月27日
Category: Market Trends , Talent Acquisition , Trends , Human Resources , Cloud

HR 新時代: 6 個提升人力資源管理效率的新科技

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新冠疫情大幅改變了許多企業和專業人士的工作方式,同時也為人力資源管理帶來不少新的挑戰。在疫情期間,人力資源部門不只要頻繁地依靠網絡招募人才,進行虛擬面試,還要協助公司管理層制定適合遠程工作的員工管理和績效評估機制。幸好,在人資部門面臨挑戰的時期,支援 HR 業務的相關技術也不斷進步,協助企業快速適應新的營運模式。

在後疫情時期,由於職場工作環境與疫情前已經大不相同,這些技術將能持續發揮提高人資部門工作效率的效用。例如,儘管各國已經解除防疫相關的限制措施,混合工作模式依然十分普及。根據調查,美國有 63% 的高成長企業正採行混合工作模式,且有 53% 的職場人士偏好允許混合工作模式的職位。面對新的工作模式趨勢,善用新科技將有助於人資部門改善人才招募、管理和訓練的方式,進而有能力為企業吸引更具競爭力的人才。以下文章將介紹當前最受關注的六個 HR 新系統和技術,協助企業提升人力資源部門的工作效率。

 

1. 網上面試平台

在疫情期間,大部分企業都被迫採取虛擬會議的方式面試人才。2021 年一項研究顯示,82% 的僱主正以虛擬的方式面試招聘人選。隨著 Microsoft Teams 、 Zoom 、 Google Meet 等線上會議平台的技術快速發展,線上會議的成效逐漸提高,儘管缺乏面對面互動,人資部門依然能通過網上面試有效地評估應徵者的能力。有了經驗和成果支持,未來網上面試平台仍將成為人事部必備的軟件工具之一。

使用網上面試平台不只能協助人事部更有效率地安排面試時間,招募海外人才,平台的各項附加功能也能提升面試的質量和效用。例如,人資部門可以利用網上會議平台的錄影功能錄下面試過程,提供給未參與面試的其他公司管理者參考,增加人才篩選過程的透明度。

 

2. 電子郵件自動化系統

回覆和寄送電子郵件是人資部門工作的很大一部分。儘管過程繁瑣,電子郵件溝通卻是人才招聘過程極重要的一環。在招聘過程中,即時且友善的溝通有助於提升企業的專業形象,儘管對方最終未能加入公司,未來仍有極大的合作機會。為了提高工作效率,人資部門可以考慮使用電子郵件自動化系統,系統性地寄發面試通知、拒絕信和錄取信,甚至可以編列不同領域人才的通訊錄,集體發送關於潛在合適崗位的招聘訊息,增加徵才廣告的能見度。

最新的電子郵件自動化系統不只能自動寄發郵件,還能運用 AI 技術套入收件人的姓名,讓郵件內容更具親和力,可以大幅提升收件人對企業的好感程度。

 

3. 員工訓練管理和追蹤系統

追求長遠發展的企業必定需要提供員工充足的進修和訓練課程,支持員工在專業領域持續成長,並對公司產生更大的忠誠度。在數碼時代,人資部門可以運用員工訓練管理和追蹤系統向員工提供課程,並追蹤個別員工的學習歷程。使用數碼平台的另一大好處是員工可以彈性選擇上課時間,大幅減輕人資部門的行政工作。在使用管理系統的同時,人力資源部門也可以在 Coursera 、 Udemy 等線上學習平台尋找合適的課程,節省自行製作課程的成本,得到更好的員工訓練成果。

 

4. 使用 VR 技術進行員工培訓

VR 、 AR 等虛擬實境技術在近幾年越來越普及,使用成本也逐漸降低。這些技術可以營造沈浸式的觀看效果,非常適合用於員工培訓課程。率先採用 VR 技術進行員工訓練的管理者表示,沈浸式體驗讓員工的學習效果更好,長期下來能提升員工訓練的效率。例如,在 VR 環境中,員工能獲得一對一課程般的體驗,能更專心地接收新訊息,且更近距離地觀看操作內容。對於需要進行手動操作訓練的企業, VR 或 AR 技術是非常值得的投資。

 

5. 員工績效管理系統

隨著混合工作模式的盛行,員工績效管理也變得更加複雜。人力資源部門不只要與管理層合作,研發出新的績效評估機制,也需要與員工溝通新的績效評估方式。在這個轉型過程中,採用員工績效管理系統能讓評估和管理流程更加順暢,並增加人力管理的透明度。企業可以根據自身需求,選擇具備適合績效評估元素的系統,並客製化設定符合企業文化的考核機制。有些員工績效管理系統還附加員工問卷調查的功能,有助於人資部門徵詢員工意見,適時調整企業的人資管理機制。

 

6. AI 人才篩選軟件

HR 人員一份一份閱讀簡歷的時代已經成為過去,運用 AI 人才招募工具,人資部門只需要輸入適當的關鍵字,就可以讓軟件自動化地篩選人才,留下最符合企業崗位需求的人選。如此一來,人才招募的速度便能大幅加快,讓 HR 人員可以在短短幾週內完成發布招聘信息、接收簡歷、篩選面試者、多輪面試等環節,為企業及時填補人才空缺。

AI 技術除了應用於內部人才篩選之外,也能協助提高招聘廣告的觸及率。運用社交媒體平台和搜尋引擎的定向廣告服務,人事部門可以輕鬆地確保招聘廣告能更有效地觸及合適的人才,提高人才招募的效率和成效。

 

藉助靈活工作空間擁抱混合辦公模式

藉助最新技術和系統,人力資源部門的效率得以大幅提升,這對中小企業來說是一大福音。在科技發達的未來,精簡、高效、彈性勢必是企業長期經營的三大核心目標,而靈活工作空間正能符合企業增加營運彈性、提升生產力的需求。在混合工作模式下,運用靈活辦公室不只能協助降低成本,也讓人力資源部門能更方便地安排並管理員工的辦公地點。

 

隨著 AI 和雲端科技的快速發展,以上六個能協助人力資源部門提升管理效率的技術,在後疫情時代都將持續更新進步。有意將最新技術納入人資管理的企業,建議隨時追蹤這些技術的最新發展,讓企業能獲得科技應用的最大好處。

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