Published 16 五月 2017 Category: Compass Tips

租用新辦公空間必須知道的 9 個要點

業務擴充,是時候搬辦公室?面對因此出現在環境和生活上的轉變,的確令人振奮,不過過程可能會讓人手足無措。在您挑起這重擔之前,請確保您已經考慮周詳。在搬到您的新辦公桌之前,以下有關搬進新辦公室的 9 件大小事是您必須知道的︰

1. 租金/租約條款、固定租金︰當需要延長辦公室租約時,租金是否可以調整?租金是否固定?一般是否一年後加租?

2. 非辦公時間費用︰若您打算在辦公時間後留下繼續工作,請確保您已諮詢過是否有額外費用。例如,有些大廈會於標準時間辦公時間以外另收空調費用,若您是住在像香港那麼炎熱潮濕的城方,這可會是一筆頗可觀的費用。

3. 租約期後的義務︰每天在畫廊似的工作間奮鬥的確是精神百倍!在有這打算之前可要注意是否有租約期後的義務,因為大部份商廈都會要求租戶在離開時把地方回復原狀,因此在租用時,應該仔細檢查合同裡哪些是允許 (或不允許) 做的事情。在您確定之前,千萬別用隨意粉飾牆身或傢俬。

4. 水電費用︰檢查清楚租金的實際涵蓋範圍。您是否只負責支付屬於您單位面積部份的管理費?這是否已包括在合約內或是統一收費?那公共設施又怎麼樣?若您負責繳交水電費,不妨也諮詢下大廈的能源效能  - 這大廈是否有環保和節能政策?對租用的辦公大廈多點了解,不單可以節省意外開支,也令您工作更安心。

5. 停車場 (如需要)︰如果辦公室位置在市中心,尋找車位絕對是一件不容易而又昂貴的事情。如果公司沒有同事駕車上班,當然就沒有這個必要。但當有新同事加入,不妨詢問他們選擇什麼交通工具上班,了解是否有同事需要車位。

6. 額外獎勵︰除了減租以外,管理處是否可以給予其他鼓勵?例如︰提供額外傢俬、泊車優惠、搬遷期間的臨時儲存等。多問絕對沒壞處!

7. 其他可用場所︰假設您要舉辦一個50位外地行政人員會議。如果無法在您的辦公室內進行會議,大廈內是否有其他地方可供使用或租借?看看有沒有露台/天台,共用空間或會議室可供使用。

8. 可用設備、傢俬和系統︰同樣地,了解租約裡是否有提及附帶額外傢俬,即使是暫借的也無妨。辦公室經常會有人員變動,不妨多備一些椅子或垃圾桶,以免在緊急時刻要跑到宜家家居添置。另外,查看大廈使用什麼電訊公司或 IT 系統,是否需要自行購買路由器或電話系統。

9. 違反條款政策︰假設發生了不可預料的事情而導致您不得不違反租約,相關條款和條件是什麼?您可轉租給其他租客嗎?或者只能支付罰款?