Published 30 十月 2017 Category: Compass Tips, Entrepreneur, Startup

開放式辦公室也適用於香港嗎?


開放式辦公室的潮流近年傳到來港,不少初創企業也嘗試將辦公室設計成開放式,減少辦公室的隔牆和坐位之間的隔板,增加員工的共用空間,例如以會議桌取代傳統的個人辦公桌,甚至發展至「熱桌」hot desking,所謂「熱桌」,其實就是共享辦公桌,員工沒有特定座位,大家輪流使用辦公桌,讓員工能夠自由地選擇自己適合的座位,也令辦公室的擺設更多變。
 
開放式辦公室的變化空間大,成為不少初創企業或設計行業的寵兒。首先開放式辦公室節省空間,例如以公用會議桌取代個人辦公桌,除了可減少隔板空間外,共享辦公桌大大減低人均所佔的面積,就可撥出多餘地方,能更善用辦公室;面對增添或減少員工時也可更靈活安排座位。
 
減少了員工間座位的間隔,同時也能令員工之間多加溝通,增加交流的機會,員工之間更能擦出火花,發揮創意,刺激思考,對設計、市場策劃等重視創意的企業更得正面成效。例如著名實行開放式辦公室的 Facebook 和 Google 等企業,重視員工創意和思考,開放式辦公室就恰恰促進員工之間的交流,其中 Facebook 董事長兼行政總裁朱克伯格(Mark Zuckerberg)就曾經拍攝短片介紹其開放式辦公室,指出「開放式辦公室能使員工更緊密的一同工作,增加員工之間分享和溝通,使合作更順利,這就是建立我們平台良好服務的要點」。
 
香港近年也愈來愈多企業十分重視社交網站,甚至是以發展社交平台為重心,因此也紛紛設立開放式辦公室,更重要的是,開放式辦公室減少室內牆壁隔板,感覺比較開揚,視線不會只困在辦公桌和組合間隔,工作環境更加放鬆,員工也就更投入工作。
 
在開放式辦公室熱潮初期,以上提及的各個好處的確為不少大少企業所追捧,紛紛設計不同的開放式辦公室,希望能夠提升員工的工作效率,然而以上一面倒的好處卻忽略了開放式辦公室潛在的缺點,例如缺乏間隔作隔音,可能適得其反,使工作環境聲量過大,影響其他同事的集中力和工作效率,加上開放式辦公室大多因善用空間而提高了員工的人口密度,辦公室空氣不流通,二氧化碳含量大大提高,除了減低工作質素以外,長遠更可能影響員工健康;同時密集而共用的空間也會使傳染病菌容易散播,僱主在流感高峰期就需要更加注意辦公室環境清潔。
 
開放式辦公室也牽涉到私隱問題,員工會擔心上司或同事以開放式辦公室開揚的設計互相監視,變相削弱了同事間的信任,合作時有機會因而發生磨擦。沒有特定的座位、共用辦公桌和其他傢俬等安排也會令員工感到私隱度不足,缺乏私人空間,難以同時應付不同工作和資訊,同時也會影響處理機密文件和接聽客戶電話,令員工難以妥善工作。
 
事實上,適當的封閉環境比起開放式辦公室更適合大部分企業,英國廣播公司今年初曾撰文,指開放式辦公室的概念雖然吸引,但實行起來卻是困難重重,更提出不少實行過開放式辦公室的企業漸漸放棄開放式設計,轉回傳統的辦公室環境。對於本地企業,開放式辦公室減少佔用空間,的確吸引僱主,然而面對種種可能發生的負面影響,在決定選擇開放式和傳統封閉的設計前,其實也可考慮半開放式設計,取兩家之大成,一方面營造輕鬆、適合討論的氣氛,同時又有一定私隱度,讓員工可以專心工作。
 
半開放式辦公室的整體概念也是以「共用」為主,但也必須要提供一定私人空間,例如員工個人書櫃或抽屜供放置個人物品和重要文件,讓員工感到受重視及更能保護機密文件,也應按公司需要劃分不同區域,例如設計部門可以安排相關放鬆而開揚的配置、行政部則取相對高私隱度的設計,亦可加添容易移動或收放的傢俬,例如窗簾和可分拆間隔等,讓空間運用更多變靈活,更可適時轉變以迎合工作需要。
 
良好而合適的工作環境能令員工事半功倍,對勞資雙方也得裨益,然而不論選擇甚麼程度的開放式或封閉式辦公室,最重要的是公司需要培養良好的共享氣氛,需尊重大家在共用空間的私隱,僱主也不應抱著「監視」的心態,讓員工更樂意享受開放式的環境。