Published 16 十月 2017 Category: Compass Tips, Project Management

運用超強的 Kanban 看板時間管理方法,有助提升工作效率


相信不少職場人士都會覺得一日 24 小時總是不夠用,工作量不斷增加,壓力越來越大。要知道工作是永遠做不完的,一日有 24 小時,上班時間最小佔 1/3,扣除 8 小時的健睡眠時間,剰餘的私人時間不多,如非必要,實在不太情願加班工作。可是,面對著排山倒海的工作,似乎加班是唯一的解決方法。其實加班只是治標不治本,大家都知道長期加班不但會影響集中力,繼而影響工作效率,得不償失,而且也會影響身體健康,所以加班工作絕不能持續進行。我們要從根源著手,積極尋找提升工作效率的方法。

 

你沿用的時間管理方法有效嗎?

一般人常用的方法就是To Do List,列出所有要做的事,然後剔除已做好的項目。其實,只要優化 To Do List,將項目的進展程度分類,更能靈活安排工作。

 


時間管理技巧有幾個重點:
 

工作項目的優先程序(時間管理四象限法)

按照工作項目的優先程序,然後逐一做好。看似容易,大家會問難道不就是先做重要的事嗎?沒錯,要做「重要」的事。


不少人上班第一件會做的事就是檢查電郵。不過這個舉動很容易使我們分心去做緊急但非重要的事。因此我們要有技巧地將要做的工作任務分類,按照以下的次序執行項目。

  1. 重要,緊急

  2. 重要,非緊急

  3. 非重要,緊急

  4. 非重要,非緊急

上班第一時間不妨先提醒自己今個星期想達到的目標,再計劃今天要做的兩到三個項目。然後才打開電郵,查看有沒有既重要又緊急的事情要添加至當日的行程。

用 Kanban 看板比只用 To Do List 更好

Gerry Kirk 發佈了一段影片教大家如何使用看板 Kanban 作時間管理。




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Images from
Freepik, Layerace / Freepik

首先劃分 3部份:To Do、Doing和Done
To Do: 將要做的項目 (item)
Doing: 正在做的項目
Done: 已完成的項目

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於 To Do 內可加上 Today 和 Ready,Today 就是今天預計會做的項目。當Today 中所有的項目遷移至 Doing, Ready 準備中的項目就可以搬到 Today。於 Doing 的部份也可放入Waiting On 代表要等待他人回覆才能完成的項目。Doing 的項目做完就可搬到 Done。
 


專心做好「一」件事,切勿隨意切換工作項目


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正如上文提及,電郵很容易令人分心,所以最好關掉收獲電郵的提示功能,專心做好手頭上的工作。現在不少公司招聘時要求多任務處理 multi-tasking 的技能,但其實大腦每次也只能完成一項工作,做一會兒這事,又做一會兒那事,結果兩件事也做不好。除此之外,按照自己的工作方式處理事情,盲目按照別人的時間管理方式不一定能夠提升工作效率。

 

根據「心情」做自己想做的項目類型

如果兩件事情同樣重要和緊急,不妨按照自己的心情做事,例如今天我突然很有興致寫文章,那就用心去冩吧!如果精神不佳,勉強去做統計分析,反而會大大增加出錯的機會。


作為團隊的領導者要衡量是否有必要開會

筆者記得以前在某間公司工作,每天都花了大部份時間開會,不停地開會、開會再開會,剰下不多時間執行工作,變相每晚都要加班工作,假日也沒有好好休息,身心非常疲累,最後實在支持不下,提出辭呈。作為團隊的領導,你的時間管理不再只是個人,不是說你要微觀管理你的下屬,但有時候領導也需要負上部份責任。
 

完美主義者學會接受不完美

工作注重每個細節並非壞事,因為這代表你對工作的熱誠和尊重。不過,過份追求完美也會影響工作進度,這就是時間偷偷溜走了的原因。嘗試學會接受不完美,如非錯誤,例如文件內容能清楚表逹即可,無必要過份執著格式,尤其只用一次的文件,這只會白白浪費寶貴的時間做更有意義的事。
 

做事不能過份猶疑不決,果斷行事可把握時機

每個決定必須經過審慎考慮,然後勇敢果斷行事。如果總是猶疑不決,就會錯失時機。
 
從今天起,立刻尋找最適合你的時間管理方法!