Published 02 十月 2017 Category: COMPASS TIPS

服務式辦公室 vs 傳統辦公室

服務式辦公室為企業提供一個嶄新的辦公室租用方案,有別於傳統辦公室。服務式辦公室和傳統辦公室各有優缺點,你可因應自身需要,選擇合適的辦公室種類。我們將為你介紹什麼是服務辦公室,並就各範疇,例如服務式辦公室價錢、面積等,與傳統辦公室進行比較,令你更清楚兩者的不同之處,能作出更明智的選擇。

 

什麼是服務式辦公室?


服務式辦公室是即租即用的辦公室,提供傢俬、辦公室用具、裝修、電子設備和基本行政支援等等,讓企業能夠立刻運作。服務式辦公室由專業的商業團隊管理,讓企業者可以全心全意專注工作事務,而其他瑣碎的事情由專人一一打理。服務式辦公室的概念,源於 70 年代末期的美國,當時被視為租辦公室最高級的一種,在歐美國家又稱商務辦公室,以節省租用辦公室的支出為宗旨。
 
大多服務式辦公室都處於商業中心地帶,幫助客戶提升和建立專業的企業形象,有助打入本地及國際市場。

 

服務式辦公室 vs 傳統辨公室


以下將就著不同方面比較服辦式辦公室和傳統辦公室,兩者各有優點和缺點,租辦公室時,應先衡量各方面,作出明智的抉擇。

 
1. 租期和租金

傳統辦公室的租期一般是以「年」作單位,為期 12 個月至 36 個月,條款方面亦較嚴謹,若不幸地於租約期滿前結業,仍須支付約滿前的租金。另外,一般租辦公室的費用,都視乎辦公室的地區和面積,位處城市核心商業地帶的辦公室租金較為昂貴;面積方面,傳統辦公室有一定的面積下限,面積較小的辦公室出租選擇會較少。
 
而大部分服務式辦公室價錢都比傳統辦公室的租金便宜。首先,服務式辦公室租期可短至一個月,沒有租金綑綁,靈活性較大,你無須一次過支付龐大的租金,支付方式可月繳,相對有較大的現金流,應付企業其他開支。

 
2. 辦公室面積

另外,服務式辦公室的空間面積彈性相當大,一層辦公室可劃分成多個面積不同的辦公室,可因應企業規模和人數,選擇租用相應空間的辦公室。因此,服務式辦公室讓你的公司「進可攻,退可守」,方便擴充或縮小業務。

 
3. 辦公室地段

傳統辦公室遍布各個地區,無論是經濟中心的商業地段,抑或住宿、商業的混合地區,企業可因應其需求,選擇合適的地區。而服務式辦公室,雖然多數處於一流的地段,租金也較租用傳統私人辦公室便宜,然而,辦公區地段選擇相對較少,未必能滿足企業的所有需求。因此,這方面稍遜於傳統辦公室。

 
4. 辦公室配套

入伙傳統辦公室時,你的公司可能要自行購買辦公室設施。即使已經有基本傢俬,其他辦公室配套可能並不完善,需要自行購買和安裝所需科技用品。相反,服務式辦公室有較全面的辦公室配套,上至秘書服務,下至辦公室裝潢,都有專業的團隊為你處理和辦妥。而且,服務式辦公室設備齊全,具備一般資訊科技支援,例如會議室、無線網絡、打印機等,為你節省成本。故此,就辦公室配套方面,服務式辦公室較傳統辦公室優勝。

 
5. 私隱度

一間商務中心多數在相同樓層內間分多個辦公室,你會與其他公司為鄰。但你不用擔心私隱不足,因你可以租用專屬辦公室,當然,由於使用者並不只有一間企業,故你未必可以隨時隨地在商務中心範圍內談論公司事務,比較局限在公司所屬的房間內。加上一些辦公室設施需要與其他公司共用,例如會議室和茶水間,除了需要與其他使用者配合外,也要時刻留意私隱度,避免遺留公司文件於公共地方。傳統辦公室則無需與其他人共用辦公室設施。
 

6. 企業開支與成本

最後一個比較方面,是企業的開支與成本。租用傳統辦公室,基本上是由零開始建立企業專屬的工作空間,從辦公室格局,到辦公室設計,都需要自行構思和著手。此外,若你需要接待員或秘書等行政人員,你均需要自行聘請,企業開支和成本因而大大增加。而除了服務式辦公室價錢較實惠外,減少聘用員工的開支也是另一優勢。商務中心大多有專業的客戶服務團隊甚至秘書團隊,支援企業的業務發展,減低不必要的開支和成本。
 
其實,不論傳統辦公室抑或服務式辦公室,都各有其優點和缺點,故租辦公室前,須考慮企業的資金、業務需要、員工人數等,來決定選擇租用哪種辦公室。同時,除了服務式辦公室價錢外,你也要考慮多方面因素,再作決定。