Published 28 八月 2018 Category: Compass Tips, Relocation

中小企搬 office checklist: 辦公室搬遷注意的事項

很多中小企在發展階段的時候,大多數都是租借大廈的辦公室,多半都還未有穩定的位置可以供他們長期使用,所以中小企其中一個煩惱,就是要不定時搬遷辦公室。以下這個搬 office checklist,概括了搬遷前、中、後的注意事項,如果你沒有搬遷辦公室的經驗,可以作為參考去準備。
 

確認新位置的狀況

搬 office checklist中第一點首要的,就是要先確定新位置的狀況,確保在搬遷後公司能夠正常運作。例如,需要檢查一下水電是否運作良好,電線和網絡是不是正常運作,亦可以先聯絡電訊公司預約和定下具體的日子。
 

分門別類

你們應該要求各部門為他們的辦公設備和文件分門別類。例如﹕要求員工井井有條地將不同的物品貼上統一格式的編號和名稱,好讓之後更容易將不同物件放在新公司的正確位置。大型的辦公設備,例如打印機、傳真機等,需要多加小心地將它們分拆好再放入紙箱內,要確保不會漏掉一個零件,不然的話整部機器就要作廢了。
 

讓同事知道新辦公室的格局

最好就是讓各部門都預先知道新辦公室的格局,那麼員工到達新辦公室的時候就不會手足無措。員工如果不預先知道新辦公室的布局,去到的時候又要重新量度不同的位置,看看哪裏可以放下打印機和傳真機,十分浪費時間、人力和物力。
 
再者,預先知道新辦公室的格局也可以讓員工好好決定物件是去或留,要是不必要或是過於殘舊的物件可以在這個時候捨棄,不要讓無用的東西佔用新辦公室的位置。
 

預約搬運公司

最好就是能夠向不同的搬運公司取得報價,然後選取一間價錢合適、服務態度良好的搬運公司。很多時候人們會誤以為只要提供公司面積就可以得到報價,但其實搬運公司多數都是根據箱數和體積去收取服務費用的,所以在之前要好好預計所需要的箱子,以免發生爭執。
 
搬 office checklist 中的以上 4 點,建議在搬遷前一星期準備好,預留一些時間應對突發事件。
 

派員工跟著搬運公司的貨車

因為搬遷公司可能不知道哪一個箱子裏裝著的是易碎物件,最好就有公司的員工跟著搬運公司的貨車,以防搬運員工過於大意使你公司的物件、零件或辦公設備弄壞了,得不償失。
 
另外,這還可以防止公司的資產流失,因為搬運公司會因此提高警覺,將弄失公司財產的機會減到最低。
 

公司員工要提高防範意識

在搬運的途中,因為有搬運公司的幫忙,可能有很多陌生的面孔會在你的辦公室內出出入入。公司的員工要提高警覺,以防一些不良份子混水摸魚混入了你的公司,盜走了你公司的重要物件或電腦器材。最好就是安排幾個公司員工在舊公司守候,看見陌生人員的時候上前查問,防止物品流失。
 
搬 office checklist 中的這 2 點,在搬遷中必需特別注意,遺失或損壞物件都是常會發生的情況。
 

恢復公司對外聯絡

當你確保所有物品已經從舊公司搬到新公司後,你可以先安裝電話和電腦網絡,令到公司可以盡快與外界聯絡,也好讓其他員工盡快回到工作崗位,進入工作狀態。
 

清潔現場

在一輪搬運之後,相信原本舊公司的場地都會變得凌亂不堪。滿地都應該會是垃圾、灰塵、廢紙和紙皮。但是通常房東都會要求租戶把單位清空並且恢復原狀,所以千萬不要忘記要委任一些員工到舊公司把場地清潔好。不然的話,被房東召回來清潔會對你公司的聲譽和形象都大打折扣。
 

更改地址和通訊位置

在搬遷過後,除了向你們客戶宣佈地址的更改,也不忘要向香港政府和註冊辦事處提出更改地址的申請。這些更改都需要一定的時間,所以可以提早在落實搬遷日期時就著手申請了。
 
要記得的是,和舊管理處保持良好的溝通,因為即使你有預先跟客戶通知了更改地址一事,仍不難發現會有郵件投寄了你舊地址的信箱中。要是你和管理處有良好的溝通,就不會錯過重要的郵件了。另一個更好的方法是,香港郵政的「郵件轉遞服務」,會把你錯投的郵件轉發到正確的地址。
 

處置廢棄用品

如果需要棄置大型的傢俬或大型的物件,要僅記把它們棄置於垃圾堆填區內,因為它們屬於建築廢料。如果只是隨便把它們棄置在後樓梯等地方,你們公司可能會遇到遭受檢控的風險。
 
參考這個搬 office checklist,再根據實際情況和需要作出調整,讓整個搬遷過程變得更加順利,盡量減低搬遷對公司運作的影響。