Published 23 六月 2020 Category: time management

總覺時間不夠用?即學「番茄鐘工作法」好好管理時間

自從新冠肺炎疫情開始,很多白領在家工作的時間都變多了。有了視訊會議、雲端存儲等科技工具,在家工作漸漸變得和在辦公室返工沒什麼差別。不過,比起辦公室規律的工作環境,家裡的干擾因素要多上許多,加上已成為都市病的「拖延症」,不知不覺又過了一日。儘管不少研究指出,在家工作有助於提升員工表現和滿意度,但對於許多還不適應遙距工作的打工仔來說,在家工作反而降低了工作效率,不僅總是覺得時間不夠用,能完成的工作也變少了。

其實造成工作效率低落的原因,除了工作環境的轉變外,時間管理不佳也是一大原因。要改善拖延症,第一要務就是做好時間管理,讓每一分鐘的工作時間發揮最大價值。近年因台灣數位政務委員唐鳳而廣為人知的「番茄鐘工作法」,就是一個概念簡單又效果極佳的時間管理方法。想知道如何更好地管理工作時間嗎?以下這篇文章將作出詳細介紹。
 

什麼是番茄鐘工作法?

番茄鐘工作法(Pomodoro Technique),是 80 年代末期由軟體工程師 Francesco Cirillo 提出的時間管理方法。當時 Francesco Cirillo 還是一名大學生,在準備期末考時,為了強迫自己以更有效率的方式讀書,他到廚房拿了一個番茄形狀的計時器,設定自己必須專注唸書的時間,大大提升了學習的效率。之後,Francesco Cirillo 將這個時間管理方法推展到個人工作,甚至團隊管理上,不僅出了好幾本相關著作,還開設了管理諮詢公司,成為個人和企業時間管理的知名顧問。

番茄鐘工作法的理念非常簡單:每專注工作一段時間,就搭配一次休息,但前提是專注工作的這段時間不能有任何分心的行為。標準的番茄鐘工作法分為四個部分:

1.    決定該番茄鐘時段需要完成的任務。
2.    計時器設定 25 分鐘,或視需求調整時間。
3.    在計時器鈴響前,必須完全專注在任務上,最好直到任務完成為止。
4.    休息 3-5 分鐘

以上四個步驟為番茄鐘工作法的一個循環,經過四個循環之後,建議休息 15-30 分鐘,讓頭腦放空,更有精力從事下一階段的工作。

番茄鐘工作法的精神可以用兩個詞總結:專注和休息。一般白領在一個工作天中,往往有很多任務需要完成,大多人都會採用多任務(multitasking)的方式來完成工作,即同時進行多項任務,比如剛回覆完一個客戶的電郵,又接著和同事討論另一個項目。然而就神經學的角度來看,人腦在同一時間只能接收一定數量的訊息。因此,一次進行多項任務的效率,往往遠低於一次只專注在一項任務上。此外,人腦能全神貫注的時長有限,一般約在 20-40 分鐘之間。超過這個時間,人的注意力就會開始渙散,工作效率也轉為低落,所以適當的休息非常重要。番茄鐘工作法的循環便是根據以上的原理而設計的。
 

番茄鐘工作法五大好處

通過定時專注工作、適時休息的循環,番茄鐘工作法可以為白領在時間管理上帶來至少以下五大好處:

1.    提升工作效率
如前所述,一次專注在一項工作上的成效是最高的。番茄鐘工作法可以幫助人們在設定好的時限內排除外部干擾,並且全心投入處理特定事項,能有效提升工作效率。

2.    改善拖延症
很多人之所以會有拖延的習慣,是因為缺乏時限壓力,或是完成特定任務的時限較長。比如說,一個三天後才需要完成的任務,往往會被拖延到最後一天才開始進行,浪費許多前兩天的時間。番茄鐘工作法定下的 25 分鐘時限,等於在一天中增加許多 deadline,逼著有拖延症的你也要按時完成任務,能有效幫助改善拖延症的問題。

3.    工作環境更有彈性
能做好時間管理的人,無論任何環境也可以達到高效、高水準的工作成果。在番茄鐘工作法的幫助下,即使在彈性辦公空間內也能達到同樣的工作成效;而配合專業的辦公環境更可達到加乘的效果,對辦公地點的安排上更靈活彈性。

4.    降低工作壓力
除了因拖延症而導致常常時間不夠用外,不停被 deadline 追著跑的工作型態,也大大增加了工作壓力。番茄鐘工作法可以幫助人們依照自己規定的進度提早完成工作,減少 deadline 帶來的工作壓力。此外,規律的休息時間,也有助於身心放鬆。

5.    增加休息時間
時間管理不佳的人,在工作中常常會不停分心。一天坐在電腦前八個小時,實際工作時間卻可能不到六小時,如此一來不僅工作效率低落,也壓縮了休息時間。採行番茄鐘工作法,可以讓工作的時侯全心投入工作,休息的時候則完全放鬆,提升了休息時間的品質。
 

如何執行番茄鐘工作法

番茄鐘工作法作為一個全球知名的時間管理法,執行起來一點都不困難。除了自行計時之外,現在市面上也有許多免費或付費的 app 可供使用,只要用 pomodoro、番茄、tomato 等關鍵字搜尋,就可以迅速找到適合自己的工具,輕鬆開始番茄鐘工作法。

不過,要有效執行番茄鐘工作法,除了借助於工具,以下三個注意事項能幫助你更順利地進行番茄鐘時間管理:

1.    妥善安排每個階段的任務:理論上,番茄鐘工作法要求每個循環的任務都在時限內完成,才能達到一次專注在一個任務上的目標。因此,設定合理的工作量非常重要。每個番茄鐘循環的任務最好都是 20-40 分鐘內可以完成的工作,才不會發生任務無法在限定時間內完成,打亂整天工作規劃的情況。

2.    工作期間避免外部干擾:為了達到最高的專注力,在番茄鐘循環的 25 分鐘內盡量避免外部干擾。與同事討論、滑手機、查看郵件等事項,都建議延遲到工作時間結束後的 3-5 分鐘休息時間再進行,以發揮番茄鐘工作法的最大成效。

3.    不可忽略休息:很多人習慣一工作起來就持續好幾個小時,期間完全不休息。然而,休息是番茄鐘工作法中很重要的一部分。適當、規律的休息,可以幫助提升工作效率,對身體健康也有好處。即使只是起身沖杯咖啡、上衛生間,也能有助於大腦休息,增加下一個工作階段的專注力。

番茄鐘工作法的簡單原理,使其可以輕易地被應用在不同目的和工作領域上,也能讓你在辦公地點的安排上更靈活。除了可輕鬆適應彈性辦公空間、遙距工作等不同工作環境和形式外,配合專業的辦公環境的加乘效果更是事半功倍。如果你總因時間不夠用而困擾,不妨試試這個備受推崇的時間管理法,讓工作更有效率。