Published 22 五月 2019 Category: event management, event planning, social media,

搞手有話兒: 6 大活動策劃技巧

大至公司週年夜宴、小至朋友聚餐,無論公事或私事,每個成功的活動背後有都辛勞的搞手。而每個人人生都總有過要當「搞手」的經驗,現在就看看來自成功搞手分享的六大活動策劃技巧:

1. 設定明確可量化的目標
2. 選擇好主題,製造亮點
3. 善用社交媒體擴大宣傳效果
4. 活動流程預演
5. 強化現場活動獨特性
6. 後備及安全計劃

所謂「搞手」就是活動策劃人 / 活動統籌,負責邀約、預約活動場地、規劃活動流程、統計出席人數等。而當一個成功的搞手,則需要具備高EQ、注重細節的工作、具有號召力、熱情、不怕麻煩,還要有一點厚臉皮。活動統籌可算是一項具挑戰的工作,要策劃一場成功的活動需要天時、地利、人和,其中會出錯的環節多如牛毛。有於活動策劃公司工作的相關人士就曾列出了一些統籌活動時會出現的錯誤,例如無線網路不穩定導致活動臨時中斷、活動工作人員管理不善招致投訴甚至負面宣傳、人數估算錯誤以致活動場地空間不足等等。除了這些技術層面需克服之外,還有惡劣天氣等不可控的因素,這時候就考驗搞手們的應變能力了。
 

你有過類似經驗嗎?

在做活動策劃時,盯著電腦絞盡腦汁,不得已只好翻出過去的企劃案冷飯熱炒;安排活動場地,物資調度等事情忙得不可開交,卻見網站上低迷的報名人數。 好不容易撐到活動當日,熱鬧的氣氛下音響突然失聲,伴隨著各種狀況百出。作事後檢討報告時你會想,到底一個優秀的活動策劃應該要考慮什麼因素?如果你被公司委以重任,又只是個「入門級搞手」,就更不能錯過以下六大活動策劃技巧。

1. 設定明確可量化的目標
所有的活動,不論大小,都要耗費資源,包含時間、人力和財力,如果整個團隊不知道活動的目的為何,就無法凝聚向心力,更無法集中傳播目標訊息。你的目標可以是 5 歲女兒的驚喜生日派對、建立品牌知名度的新品發佈會,或是邀請國內外 100 多個媒體的大型公關造勢活動等。如活動的規模無關,重點是此目標必須是量化且實際的。如果活動是新品發表會,那麼就要設定目標包含媒體出席率、訊息傳播度等可衡量的目標,如此一來,活動策劃和活動統籌才能有明確的方向,活動結束後也可以評估活動的效益,為下一次的活動提出改進建議。

2. 選擇好主題,製造亮點
設定好清楚的活動目標後,必須要有令人眼睛一亮、具話題性的策劃活動主題,吸引目標受眾群的關注和宣傳,進而前來參與活動。活動主題是整個活動創意的核心和關鍵,而其中的亮點將是整個活動的高潮。如卡通人偶出現在生日驚喜派對上,對 5 歲孩子們來說是一個亮點,而通常有明星或知名人士出席,也會是吸引傳媒到場的亮點。無論預算大小,活動策劃者都要展現令人驚豔的那一刻,才能在目標受眾群中發揮影響力並創造話題。

3. 善用社交媒體擴大宣傳效果
制定好主題後,自然要大肆宣傳讓更多人知道並參與。「宣傳」無礙是在活動策劃技巧上最關鍵、決定成敗的一環。搞手們可以善用 Facebook、Instagram、Twitter 各大社交媒體提供即時、方便的渠道,讓目標受眾群能隨時隨地追蹤活動訊息、分享精彩時刻。 Starbucks 曾推出的「白紙杯競賽」,邀請消費者在紙杯上彩繪,即有機會獲得高額獎金;此活動就成功運用了好幾個社群媒體,包含 Twitter 和 Instagram 作為報名平台,Pinterest 展現網友創作的作品,Facebook 按讚炒熱活動氣氛,官網為整個活動資訊的傳播中心,透過這些平台相互串連, 讓活動觸及更多受眾,威力更加強大。

4. 活動流程預演
搞手在統籌活動時,勢必會遇到各式各樣的狀況。為了避免到時手忙腳亂,建議一定要準備一份流程表( rundown );亦應先熟悉活動場地環境,並實際綵排活動的流程。在策劃活動流程的同時,也能讓策劃人員重新審視流程的順暢度,是否缺乏組織、過於鬆散,才能避免活動正式開始時出現尷尬的情況。

5. 強化現場活動獨特性
活動統籌最怕遇到便是冷場,所以善用活動場地優勢、藉由小活動或遊戲炒熱氣氛是必要的。衝高人氣的小秘訣就是製造「抵達現場才有」的強大誘因。例如香港迪士尼舉辦的夜間馬拉松活動,參賽者可以領取活動限定選手包,完成賽事後現場還能獲頒獨特的獎牌,這種用錢也買不到,極具紀念價值的獎牌,自然會造成風潮。

6. 後備及安全計劃
活動策劃必須能提升參加者的活動體驗,並確保他們在參與活動時的安全。作為搞手,應先確認活動場地是否符合安全規定,活動形式是否符合目標參與者的年齡和能力。最後,搞手必須要有緊急應變計畫,如遇下雨、颱風,任何不可抗拒之因素,活動是否要延期、取消、更換活動場地等,都必須於事前完整規劃。

成為一個優秀的搞手,需要活動策劃技巧、經驗的累積和實事求是的學習態度。辦完一場活動就好比打了一場仗一般,必須不斷創新突破,解決各式疑難雜症,大小事務如邀請函、嘉賓名單、餐飲、燈光、活動場地佈置、宣傳、紀念品等細節都要鉅細無遺。然而,只要掌握以上幾個活動策劃技巧,不斷精進練習,假以時日,你也會感受到活動圓滿結束時,心中難以言喻的成就感和來自參與者熱烈的掌聲!