Published: 2023年11月23日
Updated: 2023年12月01日
Category: Compass Tips

给商务旅客的 15 个旅游诀窍

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对企业来说,商务旅游的重点在于建立新的合作伙伴关系、强化跨国业务联系,以及探索新商机。然而,对于踏上公干之旅的员工来说,商务旅游还有更深层的意义。一趟出差同时也是证明个人才能、拓展人际网路,甚至实现职涯发展理想的大好机会。

为了让你的出差之行更有收获,我们在这篇文章整理了 15 个规划商务旅游的小贴士,让你不再总是在陌生的城市为交通或网络连线等琐事困扰。在这个出差规划懒人包里,你将能找到让你的旅程更有成效、更轻松的方式。

 

踏上公干之行前务必检查的备忘录

在进入15个小贴士之前,先来看看几个商务旅游出发前务必检查的重点项目。
•    尽可能收集所有旅行细节资讯,像是完整的行程、同行的同事,以及预计会面的人士。
•    检查护照,确保没有文件过期和签证相关问题,让你能顺利出入境。
•    收集目的地的相关资讯,像是出差期间你是否有时间游览几个景点,公干行程中是否包括较难抵达的地点等等。
•    确认能取得工作相关设备。公司是否会提供需要的设备?或者你需要自行准备?
•    确认旅行费用的支付方式。你是否需要先代付相关支出,随后再申请补贴?你的公司会负担哪些花销?

在妥善规划商务行程之前,务必先确认以上备忘录中的重点事项。事先的万全准备,是旅行顺畅无碍的关键。

 

1. 如何有效率地打包出差的行李

出差的黄金准则是绝对不要带太多东西。除了必备物品之外,多带一件东西,就有更大可能为你带来不必要的烦恼。此外,除非你的公干行程很长,否则尽量只携带能直接登机、不需托运的行李,避免处理行李遗失或延迟的问题。
你出差的行李应该包括:
•    公干期间每天穿着的正式服装。
•    一些较为休闲的衣服。
•    工作用电脑、手机和充电器。
•    耳塞、耳机和眼罩。

尽量轻装出行。保险起见,建议多带一套工作场合穿的衣服,并准备适合酒吧小酌等一些临时社交场合的衣物。打包衬衫、裤子和外套时为了避免皱折,可以沿着缝线对折然后卷起。如果空间不足,建议舍弃牙刷、牙膏等任何机场都能买到的用品,只打包海外买不到的重要物品。

 

2. 规划目的地的住行

预先规划在目的地的住宿非常重要。如果你的公司会协助预订整趟行程的住宿,那么恭喜你可以略过这点。然而,如果你需要自行安排住宿,建议在出发前几天或几星期开始着手。根据公司提供的旅费金额,你可以选择Airbnb或酒店预订网站上的不同选项。

预订住宿时,务必考虑适合商务旅游人士的条件。住宿的地点非常重要,离你需要造访的地点越近越好,并且方便通勤。先根据行程表算出你能容忍的通勤时间,然后设定理想的住宿区域,筛选出适合的住宿选项,再依据预算和个人喜好做出最终选择。

另一方面,签证、旅游卡等旅行相关文件也必须事先准备好。不像旅游电子签证,各国对于短期商务签证的规定不同,而且可能需要在出发前几个月先预约面谈,务必向相关机构仔细询问细节。

 

3. 克服时差和不同时区

时差造成的疲惫往往会让你措手不及。即使只是短距离的航程,也可能出乎意料地令人疲累。在规划出差行程时,务必将时差纳入考量,确保你在参与会议或从事工作时保持头脑敏锐。因此,在出差期间你需要好好休息。可能的话,最好在工作开始前一天或两天抵达当地,让身体有时间适应时差。

出差期间的时区差异则不难管理。首先,将你的工作日历设置为目的地的时区,确保你的同事知道你将在哪个时区工作,并设定好「离线」时间,避免他们在深夜打扰你的休息。如果你的目的地时区和原时区没有重叠的工作时间,建议规划一个每日沟通事项的方式。

你的身体需要一段时间适应新时区。在刚抵达的前几天,务必确保你的同事尊重你在新时区的休息时间,帮助你更快克服时差。

 

4. 商务旅游人士专属的酬宾方案

商务旅游人士与一般游客不同,但这不是件坏事,因为你可以享受很多商务旅游人士独有的好处。商务旅游人士专属的酬宾方案包括:
•    飞行常客方案
•    酒店积分
•    租车奖励方案

加入航空公司的俱乐部能带来不少价格优惠,以及优先登机、使用顶级酒店客房等独享服务,让你的旅程更轻松。建议选择对你经常造访目的地最有利的方案,让你不需要为了取得优惠而改变行程。如果你必须要因为某间公司的酬宾方案而绕远路,节省下来的钱往往无法弥补旅行上的不便,得不偿失。

 

5. 旅游保险

针对商务旅游人士有许多不同种类的旅游保险:
•    商务旅游保险:针对商务设备、企业公款和行程更动提供保障的一般保险。
•    行程取消保险:为可能无法退款的预订支出提供保障,像是用商务价预订的酒店房间。
•    医疗保险:顾名思义,能协助负担旅游期间的意外医疗支出。
•    行李保险:在非员工过失的情况下,为行李遗失、遭窃和毁损提供保障,包括公司设备。
•    紧急支援:为商务旅游人士在天灾、人员撤离、意外和疾病等紧急情况下提供协助的全天候服务。

在购买商务旅游保险时,建议将你的个人保险纳入考量。有些个人保险方案覆盖了一部分的工作物品,像是和个人行李一起遗失的工作电脑。然而,商务旅游保险并不覆盖在私人游览期间发生的事件。保险起见,最好选择能完整覆盖整趟行程的个人和商务旅游保险组合。

 

6. 在出差期间保持健康

饮食、生活习惯和时区的改变对身体的影响不小。依据出差目的地的生活环境制定一套新的作息方式,有助于克服潜在的适应障碍,特别是保持健康的睡眠时间、在正常时间规律地用餐,并且妥善规划工作和休息的时程。这么做能帮助你维持身体健康和良好心情,确保你的免疫系统正常运作,避免生病。

肠胃疾病是旅行期间最常遇到的健康问题之一。哈佛医学院的报告指出,腹泻、便秘和消化不良是最常见的症状。避免这些症状的最佳方式就是审慎选择吃下肚的食物。例如,早餐时吃酸奶能补充益生菌,帮助你的肠道保持健康,适应当地饮食。另一个实用的小贴士是控管饮食,每天只尝试一种新的食物,并避免过量摄取。

 

7. 在机场快速通关

顺畅通过机场的检查程序能让你的出差之旅有美好的开始和结束。要快速通过检查,建议查询出发和抵达机场的安检要求,事先做好万全准备。

有些机场设有能事先预订的快速通道,但不一定总是值得购买。在花钱买这些服务之前,先查询机场通常的繁忙程度。例如,如果你在周末假期出差,走快速通道能帮你节省很多时间。

一般来说,机场最不繁忙的时间是周二或周三的傍晚六点到隔天早上八点。在这些时间购买快速通道服务并不会有太大帮助。

 

8. 了解当地文化

除非曾经去过出差的目的地,通常你对当地的习俗和文化所知甚少。在出发之前,花点时间阅读该地区的背景资讯和历史,甚至商务习俗,有助于快速融入当地环境。学习几个当地语言的重要词语,像是「你好」、「请」、「谢谢」,往往会让你在当地的沟通更顺畅。

网路上有许多平台提供不同国家的商务文化和习俗资讯,能协助你与当地潜在商务伙伴更好地互动,留下良好的第一印象。最重要的是记得保持开放的态度。大多旅行者都知道,在与当地人沟通时多付出一点心力,就能让旅行更顺畅,收获更丰富。
如果你要前往一个语言不同的国家,建议将商务文件(简报、小册、传单或名片)在出发前妥善翻译并打印。

 

9. 在旅程中保持手机电量

在国外出差时经常需要用手机查看邮件、回覆讯息、寻找方向等等,大幅增加用电量,而你绝对不会想要你的手机在最需要的时候没电。要避免这种窘境,建议务必携带储电宝,现在市面上有许多轻便的选项。如果想要更充足的电力,可以购买10,000 mAh以上的机型。

除了在夜间确保为所有设备充电之外,你也可以记下提供充电服务的公共地点。有些公车站、火车站和机场提供免费的充电设施。

携带正确的转接器也非常重要。即使你要去的国家插座形式相同,电压的差异也会造成影响。例如,日本的标准电压是100V,但大部分的欧洲国家和澳大利亚是220V和240V。将设备接上不适当的电压可能会影响运作,甚至毁损设备,务必多加留意。

 

10. 保持网络连接和通讯

在公干期间,你往往会需要随时保持网络连线。无论是公司预订的酒店,或是你自行寻找的住宿方案,都务必确保能取得高质量的无线网络。如果你必须随时保持联系,确保你能使用网络漫游,或在需要时购买WiFi蛋。这在你需要找路、搭车、预订服务时非常有帮助。

保持网络连线能让你即时收到最新情况。如果行程有变,你仍可以临时调整计画,准时抵达会议地点。除了携带 WiFi 蛋之外,你也可以:
•    查询你的手机通讯服务提供商的网络漫游费用。
•    在出发之前记下共享工作空间的位置,但留意这些空间往往提供未受保护的公共无线网络。
•    准备好 VPN,以访问在目的地国家可能受限的网站。
•    避免视频通话。串流视频需要很多网络流量,而且画质往往不佳。尽量使用语音通话,确保沟通清晰。

 

11. 在出差期间保持高生产力

首先,确保你遵循了我们关于克服时差的建议。这能让你在工作期间更有生产力,不需要牺牲睡眠时间也能和同事保持联系。在出差期间维持工作与生活之间的良好平衡,能协助提高生产力。虽然到一个新的国家令人兴奋,也不能让观光行程影响你的工作。

设立明确的工作和生活界线也包括实体环境。例如,你可以在酒店房间的书桌上设置办公区域,将电脑和工作设备都放在上面。即使你出差是为了参加研讨会或工作活动,也建议将工作行程与私人时间分开。
公干时,很多人常常会忘记为自己留下私人空间。但妥善地分配工作和私人时间,能让你的商务旅行更具成效。

 

12. 安全小贴士

安全永远是旅行时的第一优先。每个国家或地区的紧急号码不同,出发前务必先确认并牢记。除了警察、救护车和消防队的号码之外,大使馆的电话号码在一些情况下也很有帮助。

无论你正在计程车后座,或在酒店大厅,随时留意周遭都是确保个人安全很重要的一部分。游客必须注意的基本安全小贴士,同样适用于商务旅游人士。身穿正式套装,并不能保护你不受潜在危险威胁。因此,随时保持警觉非常重要。

将个人物品放在包包的内侧夹层中,以策安全。同时,你也必须携带身分证、护照、签证和其他重要文件的影印本,以备不时之需。

 

13. 支出管理

无论是雇主或员工都需要管理公干花费。出差时的支出都需要详细记录,以便赋税时计算,并向公司申请补贴。这时,审慎区分公务支出和个人花费便非常重要。你可以在出差期间记下(或用应用程序追踪)每一笔公务支出,以便之后和银行的每月花费纪录比对,找出不受公司补贴的个人花费。不少公司更偏好给出差的员工公务信用卡,直接支付所有交通、餐点和其他相关公务支出。

无论支付方式为何,你都需要有效管理预算。行前的调查非常重要,因为价钱可能会随着旅游淡旺季而变动。此外,建议为意料之外的紧急情况预先准备金钱。即使买了保险,你也可能必须当场先自行支付费用,再索取赔偿。

 

14. 建立社交网络和商务关系

建立社交网络和商务关系是公干的主要目的之一,但等到真的抵达时再做这件事就太晚了。最佳方式是在出发前就先联系对方,在网络上搜寻你将会面的人士,将他们加到你的社交网络或联络人清单中。

这让你能事先了解他们的兴趣和专业背景,在实际碰面时能谈论更个人化的主题,避免无效的寒暄,能更有效地建立人际和商务关系。

如果在出差期间遇到语言障碍,肢体语言和非口语沟通也能拉近彼此之间的距离。先在当场留下良好的第一印象,随后再用翻译软件远距沟通,有助于建立长久的商务关系。商务旅行结束后,主动持续保持联系是建立关系的关键。

 

15. 适当的休闲时间

最后,不要忘了享受旅行时光。遵照上述的贴士,你可以轻松地设立工作和私人时间的边界,有效结合公务和观光。在行前尽可能详细地规划行程,有助于减少旅行时的压力,让你有更多空闲时间享受旅行。

然而,这不表示你需要详尽地安排休闲时间。将公务行程安排好之后,你的空闲时间最好能不受任何压力束缚,让你能在探索异国风情时能全然放松地休息。

尽可能在出差期间腾出一些休闲时间放松心情。即使只是短期旅行,在妥善安排下,你也仍然有机会造访一、两个旅游景点。

 

旅途愉快!

如上所述,一趟成功出差之旅的关键,在于事先妥善安排,并且别忘了休息。就像你的正常生活作息一样,保持工作和生活之间的平衡,能让你保持高生产力和愉快心情。

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