Published: 2022年09月06日
Category: Business Strategy , People Management , Human Resources

新常态时代人力资源管理该如何迎接混合式工作?

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新冠疫情在全世界都大幅改变了人们工作和生活的方式。疫情期间盛行的远程工作模式,在疫情逐渐缓解之后依然十分普遍。对于打工仔来说,远程工作能增加自主性,在工作和个人生活之间达到更好的平衡。对于企业来说,妥善安排的远程工作也能提升企业营运的灵活性,减少办公室的硬件营运成本,并扩大人才招募的范围,从多方面强化公司的竞争力。

为了在传统工作模式和远程工作之间取得平衡,许多企业开始纷纷落实混合式工作模式。企业管理谘询公司 Accenture 的报告指出,83% 的企业员工倾向在混合工作模式的架构下返工,且有63%的高成长公司已经採行混合工作模式。在新常态时代裡,混合式工作显然已是不可逆反的趋势。然而,要顺利实践新的工作机制,也考验着公司人力资源管理部门的应变能力。以下文章将介绍混合式工作模式的大方向定义,并提供 4 个推动工作文化转型的人力资源策略,给有意转变企业工作型态的管理层参考。

 

什麽是混合式工作模式?

广义来说,任何结合远程工作和传统实体办公室的工作模式都可以称为混合式工作模式。在新冠疫情之前,由于管理不易,且缺少充足的软硬件技术支持,只有极少的企业愿意让员工远程工作。但疫情封锁措施期间,员工被迫必须在家工作,企业开始适应新的工作模式,且在线会议、云存储、企业内网 VPN 等软件也迅速强化功能,使得远程工作的生产力得以达到传统工作模式的水平。

然而,远程工作并非全无缺点。隔着屏幕的沟通,毕竟无法满足所有工作情境。此外,许多员工也需要与同事有面对面的接触,以增进人际情感和团队默契。因此,在不同国家进行的调查都显示,大多数企业员工都希望能在远程工作和办公室工作之间达到平衡,混合式工作模式便因应而生。就算是 Apple、Google 等领先科技公司,也要求员工每週仍有固定时间到办公室返工。目前,每週 2-3 天远程工作,其馀时间回办公室上班是最多企业採用的混合办公模式。

 

建立混合工作模式的 4 大人力资源策略

混合工作模式给企业和员工带来的好处不少,对于人力资源管理者来说却是一大挑战。如何在取得混合工作模式优势的同时,也维持企业运营和人力管理的效率和成效,是企业人力资源部门的一大课题。以下 4 大管理策略,可以让企业工作文化转型的过程更加顺畅。

 

1. 建立清晰的新工作机制

在混合工作模式下,传统的出勤和绩效评估方式不全然适用,人资部门必须根据公司落实混合工作模式的理念,建立新的工作评估和安排机制。例如,员工一般希望能在远程工作时有更弹性的工作时间,人资部门便必须向员工详细沟通管理层的政策。有些企业仍要求员工在家上班时也必须准时在线上打卡;有些落实责任制、讲求创新的企业则只需要员工在团队会议时出席,对于工作时数则不加管控。人资部门作为管理层和员工之间的沟通桥樑,应在公司和员工需求之间取得平衡,并妥善向员工解释远程工作的条件要求,确保员工理解公司的工作模式政策。

工作机制与企业文化息息相关。管理层在落实混合工作模式之前,建议先详细评估公司业务与混合式工作的适合程度,以及公司人资管理的执行能力。如果公司希望能赋予员工更高的自主性,提升创新力,就应避免在新工作机制下对员工设立过多限制,但同时也必须确认人资部门有足够能力追踪远程工作员工的工作表现,以维持团队的生产力水平。

2. 维持团队顺畅沟通

顺畅的团队沟通是混合工作模式顺利落实的一大关键。在实体办公室裡,员工对于其他同事或部门的办公时间有较高掌握,安排会议或沟通较为容易。在远程工作的情境裡,则需要人资部门在各团队之间协调,确保团队内部和各部门之间有可靠且顺畅的沟通管道,维持工作效率。

人力资源管理部门可以建议各团队每週至少进行一次实体会议,增加沟通效率,并提升团队的向心力。同时,各部门也可以指定专门的对外联络人员和联络渠道,在办公时间提供高效回复,或是订定员工回复业务讯息的期限。如此一来,无论团队成员在家工作与否,都不会影响团队合作。

3. 加强软件和硬件支持

软硬件等技术支持是混合工作模式的必要条件。想要落实混合式工作的企业,都必须进行一定程度的数码转型,全面採用在线会议、在线存储、在线协作等工具,并提供远程工作员工必要的硬件支持,像是与企业系统相符的电脑、在线会议所需的设备等等,确保远程工作的效率。

此外,员工教育训练和企业资讯安全也是很重要的一环。提供员工充足的技术支援,能让员工更快适应混合工作模式,充分利用数码工具的功能提高工作效率。在混合工作模式的机制下,企业一般会採取更多资安防护机制来保护公司机密。确保每个员工都能确实遵循公司的资安规定,也是人资部门的一大重要工作。

4. 调整办公环境和人才库建立模式

採行混合式工作之后,人资部门可以考虑调整传统办公室一人一张办公桌的空间安排,更有效地利用办公空间,像是依工作性质设计不同的工作空间,供员工弹性使用,或是以部门为单位分配办公空间,让各部门根据需求进行安排。

此外,落实混合式工作的企业也能有更大的人才招募弹性,扩大人才库范围,像是远程雇用位于其他国家的人才,或是增加雇用兼职人员,提升团队的整体技能和工作成效。


混合式工作改变的不只是员工的工作型态,还有企业文化和管理模式。想要达到更好的混合式工作成效,企业务必规划良好的数码转型和人力资源策略,从技术、沟通到办公空间都进行全面转型。

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