Published 16 五月 2017 Category: Compass Tips

租用新办公空间必须知道的 9 个要点

业务扩充,是时候搬办公室?面对因此出现在环境和生活上的转变,的确令人振奋,不过过程可能会让人手足无措。在您挑起这重担之前,请确保您已经考虑周详。在搬到您的新办公桌之前,以下有关搬进新办公室的 9 件大小事是您必须知道的︰

1. 租金/租约条款、固定租金︰当需要延长办公室租约时,租金是否可以调整?租金是否固定?一般是否一年后加租?

2. 非办公时间费用︰若您打算在办公时间后留下继续工作,请确保您已咨询过是否有额外费用。例如,有些大厦会于标准时间办公时间以外另收空调费用,若您是住在像香港那么炎热潮湿的城方,这可会是一笔颇可观的费用。

3. 租约期后的义务︰每天在画廊似的工作间奋斗的确是精神百倍!在有这打算之前可要注意是否有租约期后的义务,因为大部份商厦都会要求租户在离开时把地方回复原状,因此在租用时,应该仔细检查合同里哪些是允许 (或不允许) 做的事情。在您确定之前,千万别用随意粉饰墙身或家俬。

4. 水电费用︰检查清楚租金的实际涵盖范围。您是否只负责支付属于您单位面积部份的管理费?这是否已包括在合约内或是统一收费?那公共设施又怎么样?若您负责缴交水电费,不妨也咨询下大厦的能源效能  - 这大厦是否有环保和节能政策?对租用的办公大厦多点了解,不单可以节省意外开支,也令您工作更安心。

5. 停车场 (如需要)︰如果办公室位置在市中心,寻找车位绝对是一件不容易而又昂贵的事情。如果公司没有同事驾车上班,当然就没有这个必要。但当有新同事加入,不妨询问他们选择什么交通工具上班,了解是否有同事需要车位。

6. 额外奖励︰除了减租以外,管理处是否可以给予其他鼓励?例如︰提供额外家俬、泊车优惠、搬迁期间的临时储存等。多问绝对没坏处!

7. 其他可用场所︰假设您要举办一个50位外地行政人员会议。如果无法在您的办公室内进行会议,大厦内是否有其他地方可供使用或租借?看看有没有露台/天台,共用空间或会议室可供使用。

8. 可用设备、家俬和系统︰同样地,了解租约里是否有提及附带额外家俬,即使是暂借的也无妨。办公室经常会有人员变动,不妨多备一些椅子或垃圾桶,以免在紧急时刻要跑到宜家家居添置。另外,查看大厦使用什么电讯公司或 IT 系统,是否需要自行购买路由器或电话系统。

9. 违反条款政策︰假设发生了不可预料的事情而导致您不得不违反租约,相关条款和条件是什么?您可转租给其他租客吗?或者只能支付罚款?